Como automatizar a triagem de convênios e qualificar reembolso em clínicas de psicologia pelo WhatsApp
O grande gargalo de uma clínica de psicologia que investe em tráfego pago é o volume de leads (clientes potenciais) que chegam perguntando por convênios que o profissional não atende, porque isso gera um desgaste operacional imenso onde o psicólogo ou a secretária precisam repetir as mesmas explicações dezenas de vezes por dia, só que enquanto perdem tempo com quem não tem o perfil financeiro adequado, o paciente que está disposto a pagar o ticket (valor médio da sessão) de R$ 180 acaba ficando sem resposta imediata e busca outro profissional, mas a Flly resolve esse atrito ao implementar uma camada de inteligência que acolhe o sofrimento do paciente com empatia e já faz a triagem técnica nos primeiros segundos de conversa.
Como funciona, etapa por etapa
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Acolhimento e Empatia Inicial
Olá, sou a assistente virtual da Clínica e estou aqui para te ouvir. Compreendo que buscar apoio psicológico é um passo muito importante e quero te ajudar a encontrar o melhor caminho. Como você está se sentindo hoje e o que te trouxe até aqui?Objetivo: Estabelecer uma conexão humana e acolhedora imediata para reduzir a ansiedade do paciente em crise.
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Identificação da Modalidade de Atendimento
Para que eu possa te encaminhar ao profissional mais especializado no seu caso, você gostaria de realizar o atendimento de forma particular ou possui algum convênio médico que pretende utilizar?Objetivo: Realizar a primeira filtragem técnica entre pacientes particulares e de convênio sem ser invasivo.
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Educação sobre Sistema de Reembolso
Entendi perfeitamente. Atualmente trabalhamos com o sistema de reembolso, onde você realiza o pagamento da sessão de R$ 180, nós emitimos o recibo e você solicita a devolução do valor diretamente com seu plano. Você já utilizou esse modelo antes ou gostaria que eu explicasse como funciona?Objetivo: Explicar o funcionamento do reembolso para qualificar o lead (cliente potencial) financeiramente.
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Qualificação de Perfil e Necessidade
Perfeito, para agilizarmos, você busca atendimento para você, para uma criança ou seria terapia de casal? Além disso, você tem preferência por algum horário específico, como manhã, tarde ou noite?Objetivo: Coletar dados básicos de BANT (orçamento, autoridade, necessidade e prazo) para preparar o agendamento.
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Apresentação de Especialidades
Temos especialistas em Terapia Cognitivo-Comportamental e Psicanálise que atendem exatamente o que você descreveu. Vou te enviar um pequeno áudio explicando como cada uma dessas abordagens pode te ajudar nesse momento, pode ser?Objetivo: Aumentar a autoridade da clínica usando recursos multimídia para educar o paciente sobre as linhas terapêuticas.
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Agendamento da Triagem Inicial
Consegui uma vaga para uma conversa inicial com nossa coordenadora clínica amanhã às 14h ou na quarta às 10h. Qual desses horários fica melhor para você confirmar sua sessão?Objetivo: Converter o contato em um agendamento concreto no calendário da clínica sem intervenção humana.
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Confirmação e Orientações de Acesso
Agendamento confirmado! Vou te enviar agora o endereço da clínica e um guia em PDF sobre como solicitar seu reembolso de forma simples. Estaremos te esperando com todo carinho.Objetivo: Finalizar o fluxo garantindo que o paciente tenha todas as informações necessárias para não haver no-show (cliente que falta sem avisar).
Resultados esperados
Como aplicamos isso em operação real
Referência Capital · Imobiliário B2C de investimento
A empresa recebia um volume massivo de contatos interessados em investimentos imobiliários, mas perdia muito tempo com pessoas que não tinham o capital necessário para o aporte inicial, gerando sobrecarga no time comercial.
Implementação de um agente especializado com base de 200 perguntas comuns, treinado com o playbook de vendas da empresa e áudios reais do time comercial para manter o tom de voz consultivo.
Features da Flly aplicadas neste fluxo
Outros fluxos para clínicas de psicologia
Cada caso de uso é um fluxo de mensagem pré-modelado pela Flly.
Primeiro contato e match
IA responde com acolhimento, pergunta tipo de demanda e indica 1 ou 2 profissionais com horário disponível, escalando rapidamente para humano se sinalizar urgência.
Política de cancelamento e cobrança
Cancelamento com menos de 24h dispara mensagem com política clara e link de pagamento da sessão perdida quando aplicável.
Reativação respeitosa após pausa
60 dias sem sessão, IA envia mensagem aberta sem cobrança ('estamos aqui quando fizer sentido'), só com agendamento opcional.
Confirmação de agendamento com KYC e envio de contrato terapêutico
Assim que o horário é reservado, a IA inicia o processo de KYC (verificação de identidade do cliente) solicitando os dados básicos e enviando o contrato terapêutico para leitura, porque o compromisso firmado por escrito reduz a ansiedade e a informalidade. Esse fluxo garante que o no-show (cliente que falta sem avisar) diminua, já que o paciente entende que existe uma estrutura profissional.
Monitoramento de NPS e prevenção de abandono precoce do tratamento
Após a quarta sessão, a IA envia uma breve pesquisa de NPS (índice de satisfação do cliente) para entender se o vínculo com o psicólogo está sendo efetivo. Se a nota for baixa, o coordenador recebe um alerta imediato para intervir, sugerindo uma troca de profissional ou ajuste na abordagem, o que evita que o paciente suma e prejudique o LTV (valor total do cliente ao longo do relacionamento).
Gestão automatizada de honorários e lembretes de pagamento via Pix
Para clínicas que não trabalham com pagamento antecipado, a IA monitora o encerramento da sessão e envia o lembrete de pagamento de forma automática, retirando o peso de cobrar do psicólogo que conduziu uma sessão densa. O sistema oferece a chave Pix e já processa a confirmação, o que profissionaliza a relação e evita que pendências acumuladas gerem desconforto em sessões futuras da terapia.
Onde a Flly atende clínicas de psicologia
Esse fluxo está disponível em todas as cidades onde a Flly opera.
Perguntas frequentes
Quer esse fluxo rodando em clínicas de psicologia?
Conversa de 20 minutos no WhatsApp com a gente, demonstração ao vivo na sua operação.
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