Como gerar relatórios de KPIs e performance de conversão clínica no WhatsApp
Gestores de clínicas de psicologia gastam em média 5 horas por semana compilando manualmente dados de atendimento, faltas e conversão de leads (clientes potenciais). Sem um sistema automatizado, fica difícil identificar gargalos como demora no primeiro atendimento ou convênios com alto índice de no-show (cliente que falta sem avisar). O lead chega em crise e precisa de resposta empática rápida, mas o psicólogo proprietário ou coordenador clínico está afogado em planilhas.
Como funciona, etapa por etapa
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Boas-vindas e acolhimento
Olá! Aqui é da Clínica Ser & Acolher. Como posso te ajudar hoje? Se preferir, me conta um pouco sobre o que está sentindo para eu te direcionar ao profissional mais adequado.Objetivo: Estabelecer rapport e captar a demanda inicial com empatia, pois o lead pode estar em crise.
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Triagem de urgência e perfil
Entendo que você está passando por um momento difícil. Para te ajudar melhor, você já teve acompanhamento psicológico antes? E qual convênio você possui?Objetivo: Identificar urgência, histórico e convênio para qualificar o lead e evitar no-show.
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Apresentação de profissionais e agenda
Temos disponível a Dra. Ana (especialista em ansiedade) com horários segunda e quarta às 14h, e o Dr. Carlos (terapia cognitivo-comportamental) com vagas às terças e quintas. Qual horário funciona melhor para você?Objetivo: Oferecer opções personalizadas com base na triagem, aumentando o engajamento.
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Agendamento da primeira sessão
Ótimo! Vou reservar a sessão com a Dra. Ana na segunda-feira, 14h. Para confirmar, preciso do seu nome completo e CPF. Você receberá um lembrete 24h antes por aqui mesmo.Objetivo: Coletar dados para agendar e reduzir faltas com lembrete automático.
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Lembrete pré-consulta
Olá! Lembrando que sua sessão com a Dra. Ana é amanhã, 14h. Se precisar remarcar, é só me avisar com 2 horas de antecedência. Estamos aqui por você!Objetivo: Reduzir no-show com lembrete empático e opção de remarcação fácil.
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Follow-up pós-consulta
Esperamos que sua sessão tenha sido produtiva! Se quiser, pode deixar um feedback rápido: como foi sua experiência hoje? (1 a 5 estrelas). Isso nos ajuda a melhorar cada vez mais.Objetivo: Coletar NPS (índice de satisfação do cliente) e engajar o paciente para retenção.
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Relatório semanal de KPIs
📊 *Relatório Semanal - Clínica Ser & Acolher* Período: 01/04 a 07/04 - Leads recebidos: 45 - Conversão em sessões: 60% - CPL: R$ 12,50 - Faltas: 15% (maioria convênio X) - Tempo médio 1ª resposta: 30s Clique aqui para ver o relatório completo.Objetivo: Entregar ao gestor os KPIs consolidados para tomada de decisão rápida.
Resultados esperados
Como aplicamos isso em operação real
Referência Capital · Imobiliário B2C de investimento
Atendimento manual de leads no WhatsApp com alta taxa de no-show e demora na qualificação.
Agente especializado com base de 200 perguntas comuns, treinado com playbook de vendas, áudios do time comercial e histórico de conversas reais.
Features da Flly aplicadas neste fluxo
Outros fluxos para clínicas de psicologia
Cada caso de uso é um fluxo de mensagem pré-modelado pela Flly.
Primeiro contato e match
IA responde com acolhimento, pergunta tipo de demanda e indica 1 ou 2 profissionais com horário disponível, escalando rapidamente para humano se sinalizar urgência.
Política de cancelamento e cobrança
Cancelamento com menos de 24h dispara mensagem com política clara e link de pagamento da sessão perdida quando aplicável.
Reativação respeitosa após pausa
60 dias sem sessão, IA envia mensagem aberta sem cobrança ('estamos aqui quando fizer sentido'), só com agendamento opcional.
Triagem automatizada de convênios e qualificação de reembolso
A IA atua logo que o contato inicial acontece, filtrando se o paciente busca atendimento por convênio ou particular, porque muitos profissionais perdem horas explicando que não aceitam determinadas redes. O sistema detalha como funciona o recibo para reembolso, o que educa o lead (cliente potencial) antes do psicólogo intervir, garantindo que o tempo seja gasto com quem paga o ticket de R$ 180.
Confirmação de agendamento com KYC e envio de contrato terapêutico
Assim que o horário é reservado, a IA inicia o processo de KYC (verificação de identidade do cliente) solicitando os dados básicos e enviando o contrato terapêutico para leitura, porque o compromisso firmado por escrito reduz a ansiedade e a informalidade. Esse fluxo garante que o no-show (cliente que falta sem avisar) diminua, já que o paciente entende que existe uma estrutura profissional.
Monitoramento de NPS e prevenção de abandono precoce do tratamento
Após a quarta sessão, a IA envia uma breve pesquisa de NPS (índice de satisfação do cliente) para entender se o vínculo com o psicólogo está sendo efetivo. Se a nota for baixa, o coordenador recebe um alerta imediato para intervir, sugerindo uma troca de profissional ou ajuste na abordagem, o que evita que o paciente suma e prejudique o LTV (valor total do cliente ao longo do relacionamento).
Onde a Flly atende clínicas de psicologia
Esse fluxo está disponível em todas as cidades onde a Flly opera.
Perguntas frequentes
Quer esse fluxo rodando em clínicas de psicologia?
Conversa de 20 minutos no WhatsApp com a gente, demonstração ao vivo na sua operação.
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