Como automatizar a comunicação processual e reduzir o volume de mensagens no WhatsApp
O sócio gestor de um escritório de advocacia em grandes centros como São Paulo ou Curitiba enfrenta um desafio diário que consome a rentabilidade da banca, pois o tempo dos advogados é constantemente interrompido por clientes ansiosos que buscam atualizações simples. Essa demanda por atenção constante gera um volume imenso de mensagens no WhatsApp perguntando sobre o andamento de processos, o que obriga a equipe a parar tarefas técnicas complexas para explicar termos jurídicos básicos ou apenas confirmar que nada mudou. Quando o ticket médio do contrato gira em torno de R$ 4.
Como funciona, etapa por etapa
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Boas-vindas e Onboarding
Olá, [Nome do Cliente], aqui é a assistente virtual do Escritório Silva & Associados. Estamos iniciando o acompanhamento do seu processo e, a partir de agora, eu vou te avisar por aqui sempre que houver uma novidade importante de um jeito fácil de entender. Vamos começar?Objetivo: Iniciar o onboarding (primeiras instruções) e estabelecer o canal oficial de comunicação automática para reduzir a ansiedade inicial.
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Notificação de Movimentação
Oi, [Nome do Cliente], tivemos uma atualização no seu processo hoje. O juiz solicitou que a outra parte apresente alguns documentos, o que é um passo normal para seguirmos com a análise do seu pedido. Não precisa se preocupar, nossa equipe já está acompanhando o prazo.Objetivo: Informar sobre movimentações de rotina sem exigir ação do cliente, evitando que ele ligue para perguntar o que o termo técnico significa.
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Resumo de Decisão Interlocutória
Boa tarde, [Nome do Cliente]. O juiz deu uma decisão temporária sobre o seu caso e ela foi positiva para nós. Ele aceitou o nosso pedido inicial de urgência, o que significa que já conseguimos um avanço importante antes mesmo do julgamento final. Quer que eu te explique os detalhes?Objetivo: Traduzir decisões complexas em vitórias compreensíveis, reforçando o valor do trabalho do advogado.
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Solicitação de Documentos
Para darmos o próximo passo no seu processo, precisamos que você nos envie uma foto do seu comprovante de residência atualizado. Você pode mandar por aqui mesmo, em formato de foto ou PDF, para que eu anexe ao seu arquivo agora mesmo.Objetivo: Agilizar a coleta de provas e documentos necessários para o cumprimento de prazos processuais via WhatsApp.
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Aviso de Audiência
Olá, passando para lembrar que sua audiência está marcada para o dia 15, às 14h, de forma virtual. Vou te enviar o link de acesso e algumas orientações simples sobre como se preparar e o que vestir para que tudo corra bem. Podemos confirmar sua presença?Objetivo: Reduzir o no-show (cliente que falta sem avisar) e preparar o cliente psicologicamente para o ato judicial.
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Feedback de Atendimento
Como tem sido sua experiência com nossas atualizações automáticas por aqui? Sua opinião é muito importante para o Dr. Silva continuar melhorando o atendimento do escritório. Pode dar uma nota de 0 a 10 para a clareza das informações?Objetivo: Mensurar o NPS (índice de satisfação do cliente) de forma orgânica e constante durante o processo.
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Encerramento e Próximos Passos
Seu processo foi concluído com sucesso e o valor já está disponível para transferência. Foi um prazer representar você. Se precisar de ajuda com qualquer outra questão jurídica ou quiser indicar nosso escritório para um amigo, estamos à disposição por aqui.Objetivo: Finalizar o ciclo de vida do lead (cliente potencial) transformando-o em um promotor da marca e estimulando indicações.
Resultados esperados
Outros fluxos para escritórios de advocacia
Cada caso de uso é um fluxo de mensagem pré-modelado pela Flly.
Triagem ética antes da consulta
IA pergunta área e contexto, separa quem tem caso viável dos que querem 'tirar dúvida grátis' e oferece consulta paga ou conteúdo educativo.
Cobrança de honorários
Parcela vence, IA envia link Pix; D+5 sem pagamento abre negociação.
Qualificação imediata de leads de tráfego pago para evitar consultas grátis
Quando um lead (cliente potencial) clica em um anúncio de direito trabalhista, a IA inicia a triagem usando o framework BANT (orçamento, autoridade, necessidade e prazo). Ela identifica se a pessoa ainda está no emprego ou se foi demitida há menos de dois anos, o que economiza o tempo do seu SDR (pré-vendedor ou atendente inicial) ao filtrar quem só busca um conselho jurídico gratuito.
Gestão proativa de no-show para garantir agenda cheia dos sócios
Após o agendamento de uma consulta inicial, a IA envia lembretes automáticos e solicita a confirmação de presença do cliente. Caso a pessoa apresente um no-show (cliente que falta sem avisar), o sistema oferece imediatamente um novo horário disponível, o que mantém o fluxo de caixa saudável porque evita que o advogado perca horas valiosas aguardando por alguém que não compareceu à reunião.
Coleta automatizada de provas para onboarding de novos processos
No início do onboarding (primeiras instruções), a IA solicita fotos da carteira de trabalho ou contratos via WhatsApp e valida se os arquivos foram enviados corretamente. Isso resolve a dor de processos parados porque o cliente esqueceu de enviar a documentação básica, visto que a IA faz o follow-up (voltar no cliente em potencial para lembra-lo) de forma gentil até que tudo esteja pronto.
Recuperação de honorários de êxito e controle de inadimplência
Assim que uma movimentação favorável ocorre, a IA notifica o cliente e já envia o boleto ou chave Pix para o pagamento dos honorários. Se o pagamento atrasar, ela inicia um fluxo de negociação automática para proteger o MRR (receita mensal recorrente) do escritório, só que mantém um tom cordial para não desgastar a relação de confiança que foi construída durante todo o processo judicial.
Onde a Flly atende escritórios de advocacia
Esse fluxo está disponível em todas as cidades onde a Flly opera.
Perguntas frequentes
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