Como automatizar a triagem de vistos e documentos em agências de viagens para acelerar o fechamento
O grande gargalo das agências de viagens que vendem pacotes para o exterior não está na falta de interessados, mas na paralisia que a burocracia causa no lead (cliente potencial) antes mesmo dele olhar o preço. Imagine que um casal em Belo Horizonte vê seu anúncio para a Disney ou para o Japão e clica com empolgação, só que no meio do caminho eles lembram que o passaporte está vencido ou que o visto americano demora meses para sair. Essa dúvida gera um silêncio no WhatsApp que o seu vendedor muitas vezes não consegue quebrar, porque ele está ocupado demais atendendo quem já está com tudo pronto. O resultado é um desperdício enorme de CPL (custo por lead) porque a sua equipe gasta horas explicando regras de consulado que mudam toda semana, em vez de focar no fechamento da venda.
Como funciona, etapa por etapa
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Recepção Imediata e Identificação de Destino
Olá! Que bom que você se interessou pelo nosso pacote para o Japão. Para eu te ajudar com as informações certas, você já tem um roteiro em mente ou gostaria de conhecer nossas opções prontas para o próximo semestre?Objetivo: Iniciar o contato em menos de 10 segundos para garantir que o lead (cliente potencial) não procure o concorrente enquanto espera resposta.
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Diagnóstico de Documentação de Viagem
Excelente escolha! Antes de falarmos dos hotéis, uma dúvida rápida: você já possui passaporte brasileiro com validade de pelo menos 6 meses a partir da data de embarque?Objetivo: Identificar barreiras imediatas de documentação que poderiam travar a venda no futuro, qualificando o nível de prontidão do cliente.
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Esclarecimento Técnico sobre Vistos e E-vistas
Para o Japão, brasileiros agora podem solicitar o e-visa (visto eletrônico) de forma bem simplificada se o objetivo for turismo. Você já tem o visto americano válido ou precisaremos emitir o japonês do zero?Objetivo: Reduzir a ansiedade do cliente sobre burocracia, fornecendo informações técnicas precisas que antes exigiriam pesquisa manual do vendedor.
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Qualificação de Orçamento e Perfil BANT
Entendido! Nossos pacotes para esse destino costumam variar entre R$ 12.000 e R$ 18.000 por pessoa, incluindo aéreo e hospedagem premium. Esse valor está dentro do que você planejou investir nesta experiência?Objetivo: Aplicar o filtro BANT (orçamento, autoridade, necessidade e prazo) para priorizar leads com real capacidade financeira de fechamento.
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Quebra de Objeções sobre Prazos Consulares
Muita gente fica preocupada com o prazo, mas o consulado tem respondido em média em 5 dias úteis. Se fecharmos o roteiro esta semana, você viaja com tudo resolvido sem estresse. Vamos seguir?Objetivo: Usar dados reais de prazos para converter a dúvida em urgência, mostrando que a agência tem domínio total do processo.
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Transição para o Consultor Especialista
Perfeito! Você está com o perfil ideal para essa viagem. Vou te passar agora para o nosso consultor especialista em Ásia, que vai finalizar os detalhes do seu roteiro e emitir o contrato. Pode ser?Objetivo: Realizar o hand-off para o closer (vendedor que fecha negócio) apenas com leads qualificados e informados.
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Confirmação de Agendamento e Lembrete
Conforme combinamos, o consultor vai te ligar amanhã às 10h. Deixei aqui anotado que sua maior prioridade é a parte dos vistos, então ele já virá com a solução pronta para você.Objetivo: Evitar o no-show (cliente que falta sem avisar) e garantir que a expectativa do cliente esteja alinhada com a entrega do vendedor.
Resultados esperados
Como aplicamos isso em operação real
Destinos Mundo · Agência de Intercâmbio e Turismo de Luxo
A equipe comercial perdia cerca de 4 horas por dia apenas respondendo dúvidas básicas sobre renovação de passaporte e prazos de vistos para os EUA, o que impedia o foco em vendas de pacotes de R$ 15.000.
Implementação da IA Flly treinada com as regras consulares de 12 destinos internacionais para realizar a triagem documental automática antes de passar o lead para o vendedor.
Features da Flly aplicadas neste fluxo
Outros fluxos para agências de viagem
Cada caso de uso é um fluxo de mensagem pré-modelado pela Flly.
Cotação rápida em 3 destinos
Lead (cliente potencial) pede pacote, IA pergunta data/budget e envia 3 opções pré-cotadas em até 30 minutos.
Documentação assistida
Pacote fechado, IA envia checklist do destino (visto, vacina, passaporte) e cobra a documentação.
Recompra anual
60 dias após retorno, IA envia lembrete de próximas datas planejadas + promoção.
Filtro de perfil e orçamento para consultoria premium
Quando um interessado clica no anúncio do Instagram ou Facebook, a IA inicia a conversa perguntando o destino desejado, a quantidade de passageiros e a faixa de investimento disponível, porque isso evita que o consultor gaste horas montando roteiros complexos para quem busca apenas o menor preço e permite priorizar quem tem o BANT (orçamento, autoridade, necessidade e prazo) alinhado ao ticket.
Agendamento automático de reunião para roteiros complexos
Para viagens de lua de mel ou roteiros personalizados na Europa que exigem muitos detalhes, a IA identifica a complexidade do pedido e oferece horários disponíveis na agenda dos consultores, só que ela já faz a reserva direto no calendário e envia o link da videochamada, o que garante que o lead (cliente potencial) não esfrie durante a espera por uma resposta humana e sinta um serviço premium.
Suporte preventivo durante o embarque e estadia
A IA monitora o status do voo em tempo real e envia mensagens automáticas quando o check-in abre ou se houver atrasos no portão, além de perguntar como foi a chegada no hotel no primeiro dia, porque esse cuidado constante cria uma percepção de serviço exclusivo e resolve pequenos problemas de logística antes que eles virem notas baixas no NPS (índice de satisfação do cliente) ao final da jornada.
Onde a Flly atende agências de viagem
Esse fluxo está disponível em todas as cidades onde a Flly opera.
Perguntas frequentes
Quer esse fluxo rodando em agências de viagem?
Conversa de 20 minutos no WhatsApp com a gente, demonstração ao vivo na sua operação.
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