Como automatizar a documentação de viagens e reduzir cancelamentos no WhatsApp
O fechamento de um pacote de viagem com ticket médio de R$ 8.500 exige um esforço enorme de vendas, só que o verdadeiro gargalo surge logo após o contrato assinado porque a coleta de documentos se torna um caos manual. Muitas agências perdem vendas ou enfrentam cancelamentos críticos porque o cliente esqueceu de renovar o passaporte ou não tomou a vacina exigida a tempo, o que gera um prejuízo direto na operação e no relacionamento. Quando a cotação de um pacote demora 2 dias para ser processada e a organização dos documentos depende de trocas infinitas de e-mails, o cliente acaba comprando na concorrente que oferece uma experiência mais ágil e segura, deixando sua equipe sobrecarregada com tarefas burocráticas que não trazem receita direta mas consomem todo o tempo produtivo dos seus consultores.
Como funciona, etapa por etapa
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Boas-vindas e Onboarding
Olá, [Nome]! Que alegria confirmar sua viagem para a Itália. Eu sou a assistente virtual da [Agência] e vou te acompanhar no onboarding (primeiras instruções) para garantir que toda a sua documentação esteja perfeita para o embarque. Podemos começar conferindo os itens básicos?Objetivo: Iniciar o contato pós-venda de forma acolhedora e estabelecer a IA como o ponto de contato para documentos.
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Envio do Checklist Personalizado
Para esse roteiro, vamos precisar de: 1. Passaporte com validade mínima de 6 meses, 2. Certificado de vacinação contra febre amarela e 3. Seguro viagem com cobertura mínima de 30 mil euros. Você já tem esses documentos em mãos ou precisa de ajuda para emitir algum deles?Objetivo: Apresentar de forma clara todas as exigências burocráticas do destino escolhido pelo cliente.
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Coleta de Documentos via Foto
Perfeito! Pode enviar uma foto bem nítida da página de dados do seu passaporte por aqui mesmo? Eu já faço uma pré-verificação automática para conferir se a validade está dentro das regras da União Europeia e te aviso na hora.Objetivo: Facilitar o envio de documentos pelo cliente usando a praticidade da câmera do celular no WhatsApp.
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Validação e Alerta de Pendências
Recebi a foto, [Nome]! Notei que seu passaporte vence em 45 dias, o que impede o embarque para este destino. Recomendo agendar a renovação na Polícia Federal o quanto antes. Quer que eu te envie o link com o passo a passo para o agendamento?Objetivo: Identificar erros precocemente para evitar cancelamentos de última hora por problemas documentais.
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Follow-up de Vacinas e Seguros
Oi, [Nome]! Passando para lembrar do certificado de vacinação que comentamos. Como o processamento no sistema demora uns dias, seria ótimo se conseguisse me enviar a foto dele até amanhã. Assim já deixo tudo pronto no seu dossiê de viagem!Objetivo: Manter o cliente engajado e garantir que prazos de terceiros sejam respeitados sem intervenção humana.
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Confirmação de Dossiê Completo
Boas notícias! Todos os seus documentos foram validados e estão em conformidade com as exigências do consulado e da companhia aérea. Seu dossiê está 100% completo e seguro conosco. Agora é só contar os dias para a viagem!Objetivo: Transmitir segurança ao cliente e reduzir a ansiedade pré-viagem com uma confirmação oficial.
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Entrega de Vouchers e Guia
Tudo pronto para o seu embarque, [Nome]! Estou enviando aqui seus vouchers e um guia exclusivo que preparamos com dicas de restaurantes em Roma. Se precisar de qualquer coisa durante a viagem, estarei por aqui no WhatsApp!Objetivo: Finalizar o processo de documentação e iniciar a fase de experiência do cliente com valor agregado.
Resultados esperados
Outros fluxos para agências de viagem
Cada caso de uso é um fluxo de mensagem pré-modelado pela Flly.
Cotação rápida em 3 destinos
Lead (cliente potencial) pede pacote, IA pergunta data/budget e envia 3 opções pré-cotadas em até 30 minutos.
Recompra anual
60 dias após retorno, IA envia lembrete de próximas datas planejadas + promoção.
Filtro de perfil e orçamento para consultoria premium
Quando um interessado clica no anúncio do Instagram ou Facebook, a IA inicia a conversa perguntando o destino desejado, a quantidade de passageiros e a faixa de investimento disponível, porque isso evita que o consultor gaste horas montando roteiros complexos para quem busca apenas o menor preço e permite priorizar quem tem o BANT (orçamento, autoridade, necessidade e prazo) alinhado ao ticket.
Agendamento automático de reunião para roteiros complexos
Para viagens de lua de mel ou roteiros personalizados na Europa que exigem muitos detalhes, a IA identifica a complexidade do pedido e oferece horários disponíveis na agenda dos consultores, só que ela já faz a reserva direto no calendário e envia o link da videochamada, o que garante que o lead (cliente potencial) não esfrie durante a espera por uma resposta humana e sinta um serviço premium.
Suporte preventivo durante o embarque e estadia
A IA monitora o status do voo em tempo real e envia mensagens automáticas quando o check-in abre ou se houver atrasos no portão, além de perguntar como foi a chegada no hotel no primeiro dia, porque esse cuidado constante cria uma percepção de serviço exclusivo e resolve pequenos problemas de logística antes que eles virem notas baixas no NPS (índice de satisfação do cliente) ao final da jornada.
Gestão de parcelamento e lembrete de boleto vincendo
Muitas agências sofrem com o esquecimento de clientes que parcelam pacotes no boleto, então a IA envia o código de barras dois dias antes do vencimento e oferece a segunda via automática se o prazo passar, o que reduz a inadimplência e evita o desgaste de um funcionário ter que cobrar o cliente por telefone de forma manual, mantendo a relação comercial sempre elegante, profissional e amigável.
Onde a Flly atende agências de viagem
Esse fluxo está disponível em todas as cidades onde a Flly opera.
Perguntas frequentes
Quer esse fluxo rodando em agências de viagem?
Conversa de 20 minutos no WhatsApp com a gente, demonstração ao vivo na sua operação.
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