Como gerenciar parcelamentos e lembretes de boletos em agências de viagem
A gestão manual de boletos em agências de viagem consome um tempo precioso que deveria ser investido na curadoria de roteiros e no fechamento de novos pacotes, porque o processo de conferir quem pagou e quem está em atraso exige uma atenção constante que muitas vezes sobrecarrega o setor administrativo. Quando um cliente esquece de pagar a parcela de uma viagem internacional de R$ 8500, o agente de viagens se vê em uma situação desconfortável de ter que cobrar o viajante, o que pode gerar um desgaste na relação comercial construída durante semanas de negociação. Essa fricção operacional acontece porque o fluxo de caixa depende da pontualidade desses recebimentos, só que manter um funcionário dedicado apenas para fazer ligações de cobrança é caro e ineficiente para empresas que faturam entre R$ 1 e 50 milhões por ano, exigindo uma abordagem tecnológica mais inteligente.
Como funciona, etapa por etapa
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Lembrete preventivo
Olá, [Nome]! Tudo bem? Passando para lembrar que a próxima parcela da sua viagem para as Maldivas vence em dois dias. Segue o código para facilitar: [Código]. Qualquer dúvida, estou aqui!Objetivo: Notificar o cliente com antecedência para evitar esquecimentos e garantir a pontualidade do pagamento.
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Suporte imediato
Oi! Vi que você recebeu o lembrete. Precisa que eu envie o PDF do boleto ou prefere o código PIX para agilizar o pagamento por aí?Objetivo: Oferecer opções facilitadas de pagamento e resolver dúvidas rápidas sobre o documento enviado.
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Dia do vencimento
Bom dia, [Nome]! Hoje é o dia do vencimento da sua parcela. Caso já tenha pago, por favor desconsidere esta mensagem. Se precisar de algo, é só chamar!Objetivo: Reforçar a data limite de pagamento de forma amigável e profissional no dia exato do compromisso.
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Primeiro atraso
Olá! Notei que o boleto de ontem ainda consta em aberto no sistema. Aconteceu algum imprevisto com o link ou você gostaria que eu gerasse uma nova data para você?Objetivo: Identificar problemas técnicos ou esquecimentos logo no primeiro dia de atraso sem tom de cobrança agressiva.
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Segunda via automática
Sem problemas! Acabei de gerar a segunda via atualizada com o novo prazo para você não perder o cronograma da viagem. Segue o link: [Link]. Posso ajudar em algo mais?Objetivo: Resolver a pendência financeira de forma autônoma e rápida, eliminando a necessidade de intervenção humana.
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Confirmação de recebimento
Pagamento confirmado com sucesso, [Nome]! Já atualizei aqui no seu cadastro. Sua viagem está cada vez mais próxima e estamos muito animados com o seu roteiro!Objetivo: Dar feedback positivo ao cliente e reforçar o valor da experiência de viagem que ele está adquirindo.
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Agradecimento e retenção
Tudo certo com a sua parcela deste mês! Aproveitando, você já deu uma olhada nas opções de passeios exclusivos que temos para o seu destino? Se quiser, posso te enviar o catálogo.Objetivo: Encerrar o ciclo financeiro e abrir uma oportunidade de upsell (venda de plano superior) ou venda complementar.
Resultados esperados
Como aplicamos isso em operação real
TerraMundi · Turismo de luxo
A empresa enfrentava dificuldades para coordenar múltiplos agentes e protocolos internos de atendimento, o que gerava lentidão na resposta aos clientes interessados em pacotes exclusivos.
Implementação de um enxame de agentes coordenado por um agente orquestrador, utilizando RAG customizado treinado nos protocolos internos e consulta dinâmica ao banco de orçamentos da empresa.
Features da Flly aplicadas neste fluxo
Outros fluxos para agências de viagem
Cada caso de uso é um fluxo de mensagem pré-modelado pela Flly.
Cotação rápida em 3 destinos
Lead (cliente potencial) pede pacote, IA pergunta data/budget e envia 3 opções pré-cotadas em até 30 minutos.
Documentação assistida
Pacote fechado, IA envia checklist do destino (visto, vacina, passaporte) e cobra a documentação.
Recompra anual
60 dias após retorno, IA envia lembrete de próximas datas planejadas + promoção.
Filtro de perfil e orçamento para consultoria premium
Quando um interessado clica no anúncio do Instagram ou Facebook, a IA inicia a conversa perguntando o destino desejado, a quantidade de passageiros e a faixa de investimento disponível, porque isso evita que o consultor gaste horas montando roteiros complexos para quem busca apenas o menor preço e permite priorizar quem tem o BANT (orçamento, autoridade, necessidade e prazo) alinhado ao ticket.
Agendamento automático de reunião para roteiros complexos
Para viagens de lua de mel ou roteiros personalizados na Europa que exigem muitos detalhes, a IA identifica a complexidade do pedido e oferece horários disponíveis na agenda dos consultores, só que ela já faz a reserva direto no calendário e envia o link da videochamada, o que garante que o lead (cliente potencial) não esfrie durante a espera por uma resposta humana e sinta um serviço premium.
Suporte preventivo durante o embarque e estadia
A IA monitora o status do voo em tempo real e envia mensagens automáticas quando o check-in abre ou se houver atrasos no portão, além de perguntar como foi a chegada no hotel no primeiro dia, porque esse cuidado constante cria uma percepção de serviço exclusivo e resolve pequenos problemas de logística antes que eles virem notas baixas no NPS (índice de satisfação do cliente) ao final da jornada.
Onde a Flly atende agências de viagem
Esse fluxo está disponível em todas as cidades onde a Flly opera.
Perguntas frequentes
Quer esse fluxo rodando em agências de viagem?
Conversa de 20 minutos no WhatsApp com a gente, demonstração ao vivo na sua operação.
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